Moderne ERP-Lösungen ermöglichen die Kommunikation mit Kundensystemen und ein weitgehend automatisiertes Auftragsmanagement.
Erschienen in mo 06/2014
Besonders größere Unternehmen setzen mittlerweile voraus, dass auch kleinere Lohnbeschichter auf elektronischen Datenaustausch (EDI) eingerichtet sind. Mit der passenden Software-Struktur profitieren beide Seiten davon.
Der Elektronische Datenaustausch (Electronic Data Interchange, EDI) zwischen Anwendungsprogrammen wird immer wichtiger. Lohnbeschichter können sich dem gerade dann nicht entziehen, wenn sie als Zulieferer für Großkonzerne tätig werden wollen. Die Einführung von EDI mag zunächst Aufwand verursachen. Werden einige Tipps beherzigt, profitieren Unternehmen allerdings von deutlich gesteigerten Bearbeitungsgeschwindigkeiten, einem reduzierten Fehlerrisiko und höherer Effizienz.
Oberflächenveredler kennen es: Sie bekommen immer häufiger detaillierte Vorgaben von großen Kunden, welche EDI-Implementierung von ihnen erwartet wird. Der Grund: Ihre Geschäftspartner haben ihre Prozesse schon seit Jahren umgestellt. Nun wollen sie den elektronischen Datenaustausch mit so vielen Partnern wie möglich realisieren.
Die Karlsruher Softec AG unterstützt die Kunden ihrer ERP-Lösung “OMNITEC” seit vielen Jahren bei der EDI-Implementierung. Einige typische Erfolgsfaktoren hat Softec dabei identifiziert. Letztendlich profitieren auch zuliefernde Unternehmen vom elektronischen Datenaustausch. “Unsere Kunden gewinnen in erster Linie viel Zeit. Es bleibt ihnen mehr Zeit für ihr Hauptgeschäft – die Fertigung”, so Susanne Price, Leiterin Kundengewinnung und -betreuung bei Softec. Darüber hinaus profitieren die Anwender von der Einheitlichkeit, Volllständigkeit und sofortigen Verfügbarkeit der Daten im System, die ihnen die Arbeit spürbar erleichtert.
Beispielhafter Zeitgewinn und Null-Fehler-Quote
Eine passende IT-Infrastruktur ist die Grundvoraussetzung für die erfolgreiche EDI-Implementierung. Idealerweise ist bereits ein eigenes ERP- oder Betriebsführungssystem vorhanden. Ungünstig sind sogenannte Medienbrüche, die entstehen, wenn kein ERP-System mit integriertem EDI vorhanden ist. In einem solchen Fall muss der Beschichter Daten beispielsweise aus dem Internet-Portal seines Kunden beziehen beziehungsweise sie selbst dort eintragen. Daten des Kunden wie zum Beispiel Bestellungen werden ausgedruckt und im eigenen System nochmals erfasst. Umgekehrt muss der intern bereits vorhandene Lieferschein vom Beschichter im Portal ein zweites Mal eingegeben werden. Mit einer ERP-Lösung mit elektronischem Datenaustausch lassen sich doppelte Erfassungsarbeiten hingegen nahezu komplett vermeiden.
Der entscheidende Vorteil liegt in der schnellen Datenübertragung und den sich anschließenden, automatisierten Folgeprozessen. Geht eine elektronische Bestellung im ERP-System ein, können die Daten sofort validiert und automatisch die Lagerbestände geprüft werden. Der Auftrag wird sofort angelegt, denn alle Informationen liegen bereits im System vor und müssen nicht mehr zusätzlich erfasst werden. Fährt dann der LKW mit den zu bearbeitenden Teilen auf den Hof, ist die Ware dank der bereits ausgedruckten Betriebsaufträge gleich eindeutig identifizierbar.
Den durch EDI entstandenen Zeitgewinn veranschaulicht eine einfache Rechnung: Bei 30.000 eingehenden Auftragspositionen für einen Kunden pro Jahr, die ohne EDI durchschnittlich jeweils zwei Minuten Aufwand erfordern, entsteht in der Auftragsabwicklung für die reine Datenerfassung ein Zeitbedarf von 500 Stunden. Mit EDI entfällt dieser komplett.
Ein weiterer Vorteil ist die gegen null gehende Fehlerquote. Bei der manuellen Datenerfassung sind Fehler hingegen kaum zu vermeiden. Selbst eine einprozentige Fehlerquote bedeutet bei 30.000 Auftragspositionen pro Jahr, dass 300 davon aufwändig nachbearbeitet werden müssten.
Aufwand für Datenaustausch und Mapping lohnt sich
Entscheidend für die erfolgreiche EDI-Einführung ist die richtige Planung. Unternehmen wie Softec raten dazu, frühzeitig die Anforderungen der Kunden abzufragen. Welche Geschäftsvorfälle sollen elektronisch abgewickelt werden? Am meisten Zeit wird natürlich gespart, wenn alle Interaktionen zwischen Kunde und Lieferant einbezogen werden: Bestellungen, Anlieferavise, Auftragsbestätigungen, Bestelländerungen, Artikelstammdaten und -bilder, Lieferabrufe, Lieferavise inklusive Packmittelnummern und Lieferscheindaten, Rechnungen und Gutschriften.
Sind diese Anforderungen klar, werden technische Fragen geklärt: Üblicherweise wird der Kunde vorgeben wollen, auf welchem Weg und in welchem Format er seine Informationen zu übermitteln wünscht. Klassische Austauschwege sind FTP, OFTP oder E-Mail. Als häufig verwendete Datenformate gelten EDIFACT, XML, VDA oder CSV. Es lohnt sich auf jeden Fall, mit dem Kunden zu sprechen und gegebenenfalls die Bereitschaft für einen alternativen, besser zur eigenen Struktur passenden Übertragungsweg auszuloten.
Sind Übertragung und Format geklärt, kommt mit dem “Mapping” der Kundendaten auf das Datenmanagement im eigenen ERP-System die eigentlich anspruchsvollste Aufgabe. Beim Mapping werden Daten strukturiert vom einen auf ein anderes Datenmodell übertragen. Mit diesem Vorgang wird sichergestellt, dass die Kundendaten passend ins eigene ERP-Programm eingefügt werden. Nur so können sie sofort und ohne weiteren Aufwand weiterverwendet werden. Darin liegt enormes Rationalisierungspotenzial. Ist das Mapping einmal eingerichtet, läuft der elektronische Datenaustausch dauerhaft stabil und spart dem Lohnbeschichter viel Zeit und Geld.
Erfolgreich in der Praxis
Die hier beschriebenen EDI-Prozesse sind mehr als graue Theorie. Das zeigen Kundenanwendungen, die die Softec AG bereits realisiert hat. Ein baden-württembergisches Metallveredelungsunternehmen hat beispielsweise mit einem Aluminiumwerk eine EDI-Struktur aufgebaut. Gehen die Bestellungen dieses Kunden ein, legt das ERP-System des Metallveredlers automatisch die Aufträge an und prüft, ob das zu veredelnde Material bereits im kundeneigenen Lager vorhanden ist. Daraus wird eine Auftragsbestätigung generiert und die Aufträge fließen in die Produktionsplanung ein. Während die Teilebearbeitung läuft, hat das ERP-System bereits die Lieferpapiere erzeugt. Diese können elektronisch ausgetauscht oder zeitversetzt per E-Mail verschickt werden.
Was bei dem Metallveredler funktioniert, klappt auch bei einem Lohngalvanik-Unternehmen und dessen großem Automotive-Kunden problemlos. Im Auftragsfall liest die eigene ERP-Software die Daten automatisch aus dem Kundensystem aus. Auf diese Weise ist bereits bekannt, welche Teile wie beschichtet werden sollen. Daraus werden Betriebsaufträge erzeugt. Wenn die Kundenteile angeliefert werden, erfasst der Wareneingang sie mit einem Handscanner. Dazu wird ein durch den Kunden erzeugter Barcode genutzt, dessen Informationen auch auf das eigene ERP-System abgestimmt sind. Die fertig bearbeiteten Teile werden durch abermaliges Scannen des Barcodes aus dem ERP ausgetragen und dem Kunden mit den bereits vorbereiteten Lieferpapieren zurückgeschickt.