Information ist ein wertvolles Wirtschaftsgut. Die Diskussion über die Transformation von „Big Data“ zu „Smart Data“ zeigt, dass Datenerfassung allein nicht ausreicht. Aus Daten müssen Informationen gewonnen werden – und diese Informationen an den richtigen Stellen im Unternehmen zur Verfügung stehen. Die ERP-Lösung OMNITEC der Softec AG bietet neue Ansätze für erfolgreiches Informationsmanagement – auf strategischer wie operativer Ebene.
Fachbeitrag aus JOT Journal für Oberflächentechnik 5/2016
ERP-Systeme sind ein Kernelement in der Informationsinfrastruktur eines Unternehmens. Sie unterstützen die strukturierte Erfassung und Verfügbarmachung von Informationen über Abteilungen hinweg. Als Lohndienstleister haben Oberflächenveredler besondere Anforderungen an die Informationsstruktur: Schon im Stammdatenbereich müssen andere Informationen bereitgehalten werden als in bearbeitenden Unternehmen anderer Branchen. Klassische Stammdaten eines Oberflächenveredlers sind beispielsweise Artikelpreise pro qm, Stück oder kg, Preisgruppensysteme nach Farben, Edelmetalle etc. Für das Qualitätsmanagement eines Lohnbeschichters ist es darüber hinaus erforderlich, dass Artikel mit Normen und anderen kundenseitigen oder rechtlichen Vorgaben verknüpft und entsprechende Dokumente als pdf hinterlegt sind. Bei den Verfahrensstammdaten sollten in Textform, als Foto oder Skizze fertigungsnahe Hinweise erfasst und auf dem Betriebsauftrag automatisiert darstellbar sein, um die Mitarbeiter in der Fertigung bei einzelnen Fertigungsschritten mit eindeutigen Anweisungen zu unterstützen.
All diese Beispiele zeigen: Ein ERP-System beeinflusst den Informationsfluss in einem Unternehmen entscheidend, wenn es auf das Management der benötigten Informationen vorbereitet ist. Aus diesem Grund bevorzugen Oberflächenveredler bei der Wahl ihres ERP-Systems oftmals Softwarelösungen mit Branchenspezialisierung. Diese haben den Vorteil, dass die dort hinterlegte Informationsstruktur bereits im Standard den Anforderungen der Lohnbeschichtung entspricht. Relevante Informationen sind so organisiert und verknüpft, dass sie zur richtigen Zeit am richtigen Ort auch wirklich zur Verfügung stehen.
Über die Stammdaten hinausgehend fallen in einem Auftragsdurchlauf sogenannte „weiche“ Zusatzinformationen an, die für einzelne Arbeitsschritte sehr wichtig sind, die aber mit den „harten Fakten“ der Stammdaten nichts zu tun haben. Bisher werden diese Informationen in der Regel im persönlichen Gespräch weitergegeben. Wie geht ein ERP-System mit Wissen um, das ein Mitarbeiter aus Erfahrung hat und das bei der Bearbeitung ebenfalls Berücksichtigung finden sollte?
Für diese Informationsebene hat der auf ERP-Lösungen für Oberflächenveredler spezialisierte Softwarenanbieter Softec AG in seiner im Mai erscheinenden Version 12 von OMNITEC eine neue Mitteilungsfunktion in petto. Diese ermöglicht es Unternehmen, zu bestimmten Vorgängen Notizen, Arbeitsanweisungen oder auch Bilder und Dokumente zu hinterlegen, die sich über ein definiertes Zeitfenster hinweg automatisch öffnen. Der Anwender erhält auf diese Weise proaktiv Zusatzinformationen, die für seine aktuell anstehende Aufgabe erforderlich ist. So könnte sich zum Beispiel bei der Auftragsbearbeitung zu einem Kunden die Mitteilung öffnen, dass bei diesem Kunden eine gründliche Eingangskontrolle erforderlich ist oder eine Eingangswägung der Ware durchgeführt werden soll. Bei der Auftragsbearbeitung für einen anderen Kunden dagegen könnte über einen definierten Zeitraum von zwei Monaten immer die Mitteilung erscheinen, dass das Qualitätsmanagement verständigt werden muss, weil es bei einem der letzten Aufträge schwerwiegende Reklamationen gab. So ist es möglich, fallbezogen und auf einen Zeitraum begrenzt wertvolle Zusatzinformation strukturiert verfügbar zu machen.
Anzeigetafeln in Produktion
Die Informationsverfügbarkeit per computergestützter Wissensbereitstellung hört gerade bei kleineren mittelständischen Unternehmen oftmals am Tor der Fertigungshalle auf. Mitarbeiter der Fertigung erhalten ihre Information auf Papierausdrucken wie z. B. ausgedruckten Betriebsaufträgen, Packmitteletiketten, Versandetiketten, Ladelisten etc. Gerade für die Bereitstellung von Informationen, die schnell einen Überblick bieten sollen, bieten sich allerdings rechnergestützte Lösungen an. Große Anzeigetafeln in der Produktionshalle beispielsweise vermitteln allen Mitarbeitern rasch einen Überblick darüber, welche Aufträge derzeit in der Fertigung sind und wie deren Fertigungsstand ist. Diese Informationen stammen direkt vom ERP-System, werden aber in einer Web-Anwendung vereinfacht dargestellt und laufend aktualisiert. Auch hier bietet die Branchen-ERP-Software von Softec entsprechende Lösungen.
Informationsgewinnung auf Unternehmensleitungsebene
Für Unternehmensleitung und entsprechende Stabstellen wie das Controlling hat Informationsmanagement auch das Ziel, aus den bereitgestellten Daten die Informationen zu entnehmen, die die Überprüfung der Erreichung von Unternehmenszielen unterstützen. Gerade auf Managementebene ist es deshalb wichtig, Daten nicht nur im Detail in Form langer Listen bereitzuhalten, sondern sie anschaulich aufzubereiten. Mit der in OMNITEC integrierten Funktion Businessgrafik hat der Anwender die Möglichkeit, direkt aus den Info-Centern des Programms heraus Auswertungen nach eigenen Vorstellungen als 2D- und 3D-Balkendiagramme, Kreisdiagramme, Toleranzausnutzungs-, Flächen- und Liniencharts zu erzeugen und zu exportieren.
Die Informationslandschaft eines beschichtenden Unternehmens umfasst weitere Teilbereiche. Auch die Betriebsdatenerfassung und der Rückfluss von Fertigungsdaten in Planung und Prognose sind Teil eines umfassenden Informationsmanagements. Oberstes Ziel muss allerdings sein, nicht nur eine Datenflut zu erzeugen, sondern die auf die Unternehmensziele ausgerichtete Gewinnung und Nutzung von Information zum Ziel des eigenen Informationsmanagements zu machen.