Eine spezielle Betriebsführungssoftware für Oberflächenveredler vereinfacht und optimiert die Dokumentenverwaltung, insbesondere wenn sie das klassische Papierarchiv ablöst. Das Beispiel des Metallveredlers Thoma Metallveredelung GmbH zeigt, dass sich die Software auch nachträglich in bestehende Verwaltungssysteme einfach integrieren lässt.
Zahllose Vorschriften von Behörden und Kunden zwingen heute Unternehmen dazu, ihre Dokumente für viele Jahre zu archivieren. Ein klassisches Papierarchiv benötigt jedoch viel Platz und verursacht einen hohen Verwaltungsaufwand. Bei dem großen Dokumenten-Aufkommen bietet die elektronische Archivierung klare Vorteile in Bezug auf die Kosten. Je länger sich die Aufbewahrungszeiten ausdehnen, umso mehr fällt dieser Vorteil ins Gewicht. Die Dokumente werden beim Einsatz einer ERP-Software elektronisch erstellt und automatisch im System archiviert – so kann ein Medienbruch vermieden werden. Die Zugriffsgeschwindigkeiten in elektronischen Archiven, verbunden mit den komfortableren Recherchemöglichkeiten, erlauben eine schnelle Auskunft über die gespeicherten Daten.
Auch Thoma Metallveredelung hat bereits vor zehn Jahren die Archivierungssoftware „DocuWare“ eingeführt. Partner für diese Lösung ist City Computer Contor. An diese Archivierungssoftware wurde die ERP-Branchenlösung vom Typ „Omnitec“ von Softec angebunden. Das System ist über ein Netzwerk von mehreren Arbeitsplätzen aus bedienbar und beinhaltet alle wichtigen Funktionen, die zur täglichen Arbeit bei der Führung eines kompletten Betriebes nötig sind. Das Spektrum reicht von Auftragserfassung über Fertigungsplanung bis hin zu automatischer Betriebsdatenerfassung.
Automatische Ablage von Dokumenten durch DMS-Anbindung
Die Anbindung an die bei Thoma eingesetzte ERP-Branchenlösung (OMNITEC) war einfach und unkompliziert. Der geringe Aufwand schlägt sich in den Kosten für die ERP-Einführung nieder. Das ERP-System verarbeitet bei Thoma eine Vielzahl von Dokumenten. Aus eingehenden Kundenlieferscheinen werden Aufträge erstellt und dann vom Betriebsauftrag, Lieferschein, von den QS-Protokollen und bis hin zur Rechnung Belege erstellt. All diese Belege müssen archiviert werden.Die Belege, die von dem System auf Papier ausgedruckt werden, können zusätzlich in dem Archivierungssystem gespeichert werden. Das Archivierungssystem erkennt die spezifischen Formulare von Thoma und versieht das zu archivierende Dokument mit den richtigen und sinnvollen Schlagworten. Diese Prozedur erfolgt automatisch und ordnet die Informationen bereits eingetragenen Kunden, Auftrags-, Bestell- und Lieferschein-Nummern in der Datenbank zu. Die klassische Ablage entfällt völlig.
Bei den Eingangslieferscheinen ist ein anderer Weg für die Verschlagwortung bestimmt. Aus den Lieferscheinen werden im ERP-System Aufträge angelegt. Da die Eingangslieferscheine von den Kunden kommen, gleicht kein Formular dem anderen. Auf einem kleinen Labeldrucker wird daher ein Selbstklebe-Etikett ausgedruckt und auf den Kundenlieferschein geklebt. Beim Einscannen wird das Etikett erkannt und auch ein handgeschriebener Lieferschein kann zum Beispiel richtig verschlagwortet werden.
Da aus den Eingangslieferscheinen Aufträge erfasst werden, kann das System auch hier die Verschlagwortung vereinheitlichen und automatisieren. Noch effizienter läuft die Erfassung von Aufträgen mit dem Input-Manager ab. Da die Eingangslieferscheine gescannt werden, können über eine Klarschrifterkennung Aufträge auch direkt erzeugt werden. Damit wird die Auftragserstellung deutlich beschleunigt. Die Geschäftsführerin der Thoma GmbH, Andrea Thoma-Böck, ist begeistert von der einfachen und guten Lösung und empfiehlt sie gerne weiter.